AMS

Laut einer Studie der Radicati-Group aus dem Jahre 2017 werden täglich 269 Milliarden Emails versendet, das sind etwa 2,4 Millionen E-Mails pro Sekunde. Unter allen diesen E-Mails erreichen auch einige den falschen Empfänger, haben einen falschen Anhang oder beinhalten klassifizierten Inhalt, der eigentlich nur für die firmeninterne Kommunikation vorgesehen ist.

Bei dieser Flut an E-Mails - also Daten in Bewegung – fällt es schwer, den Überblick zu behalten, was den eigenen E-Mail-Server verlässt. Eine E-Mail ist rechtlich gesehen ein Telekommunikationsdienst und unterliegt dem Fernmeldegeheimnis und den besonderen Bestimmungen des Telekommunikationsgesetzes. Ein Verbot der Verbreitung oder anderweitigen Nutzung fehlgeleiteter E-Mails durch ihren irrtümlichen Adressaten lässt sich damit nicht begründen. Entsprechende Disclaimer, die der Email angehängt werden, sind daher weitestgehend wirkungslos.

Fehlgeleitete E-Mails bedeuten Datenabfluss aus dem Unternehmen – ob absichtlich oder unabsichtlich. Eines haben alle Szenarien gemeinsam: Sie können teuer für ein Unternehmen werden. Letztendlich ist das Ergebnis Image-Schäden und Haftungsverpflichtungen.

Die Data-Loss-Prevention-Lösung AMS eGUARD kontrolliert den nach außen gerichteten E-Mail-Verkehr. Data-Loss-Prevention oder kurz DLP ist eine Methode, um nicht autorisierte Kommunikation oder Offenlegung vertraulicher Daten zu erkennen und zu verhindern. AMS eGUARD kombiniert die Stärken automatischer Erkennung mit dem reichen Erfahrungsschatz und der Intuition echter Benutzer und hilft Unternehmen und Behörden ihre Daten, ihr geistiges Eigentum und ihre Ideen zu schützen – integriert, effektiv und transparent.

Das Prinzip hinter AMS eGUARD ist denkbar einfach und bedient sich einer Methode, die sich bereits analog in vielen Bereichen bewährt hat: dem Vieraugenprinzip. Das Vier- bzw. Mehraugenprinzip ist über Branchengrenzen hinaus bei einer Vielzahl von unternehmensinternen Prozessen zu finden, die als kritisch gewertet werden. Ein Prozess wird immer dann als kritisch angesehen, wenn eine nicht ordnungsgemäße Durchführung Personenschäden, Reputationsschäden oder erhebliche finanzielle Auswirkungen zur Folge haben können.

Vieraugenkontrollen finden sich im Cockpit eines Flugzeuges, genauso wie beispielsweise im Zahlungsverkehr. Das Vieraugenprinzip ist essentieller Bestandteil betrieblicher Abläufe, etwa von Unterschriftsregelungen: wichtige bzw. kritische außenwirksame Entscheidungen müssen von zwei Personen unterschrieben werden.

Warum nicht diesen Kontrollmechanismus auch auf E-Mails anwenden? AMS eGUARD ist eine langjährig bewährte, digitale Mehraugen-Kontrolle für ausgehende E-Mails.

Bevor eine E-Mail, ein Fax oder eine SMS den heimischen Exchange Server verlässt, wird die E-Mail durch AMS eGUARD einer bzw. zwei weiteren Mitarbeitern oder Vorgesetzten vorgelegt und damit eine Vier- bis Sechsaugenkontrolle realisiert. Dabei verlässt eine E-Mail nur im Falle einer einstimmigen Zustimmung der Autorisierer den Mailserver nach außen. Wird die E-Mail abgelehnt, wird der Absender automatisch darüber informiert, dass ggf. eine DLP-Verletzung vorliegt und kann die gewünschten Änderungen vornehmen bzw. Rücksprache halten. Dieser effektive und einfache Kontrollmechanismus reduziert die Gefahr des (unbemerkten) Abflusses sensibler, falscher bzw. ungewollter Informationen aus dem Unternehmen.

Neben der menschlichen Kontrolle, kann noch eine Vielzahl automatisierter Kontrollschritte vorgeschaltet bzw. bestehende Sicherheitsinfrastruktur integriert werden. Dabei scannt AMS eGUARD bereits auf kritischen Inhalt, IRM-Klassifizierungen, verbotene Domains etc. und erleichtert den Autorisierern ihre Entscheidung.

Mit AMS eGUARD lassen sich Hierarchie- und Autorisierungsketten entsprechend dem Organigramm bzw. der Teamstruktur des Unternehmens abbilden, unter gleichzeitiger Berücksichtigung betrieblicher und rechtlicher Aspekte.